MyPeopleDoc ist ein digitales HR-Tresor, das berufliche Dokumente zentralisiert und sichert (Gehaltsabrechnungen, Verträge). Für Arbeitnehmer und Unternehmen gedacht, digitalisiert es die Abläufe, archiviert Dateien mit Rechtsgültigkeit und bietet Werkzeuge wie elektronische Signaturen oder sicheren Austausch. Mit einem persönlichen Bereich bewahren die Nutzer ihre Daten auch nach einem Arbeitgeberwechsel auf. Gesichert (Verschlüsselung, DSGVO) und kostenlos für Arbeitnehmer, optimiert es das HR-Management und ermöglicht 24/7 Zugriff auf Dokumente von allen Geräten. Eine ökologische und moderne Lösung zur Vereinfachung beruflicher Prozesse.
Sie haben es satt, Ihre Gehaltsabrechnungen oder Bescheinigungen zwischen E-Mail-Chaos und Papierkram zu suchen? MyPeopleDoc vereinfacht diese zeitaufwändige Verwaltung, indem es Ihre HR-Dokumente in einem sicheren digitalen Tresor zentralisiert, der 24/7 zugänglich ist. In das UKG-Ökosystem integriert, ermöglicht die Plattform Unternehmen die Digitalisierung ihrer Prozesse und bietet Arbeitnehmern einen persönlichen 10-GB-Speicherplatz, um Dateien über Computer, Smartphone oder Tablet zu speichern, zu unterschreiben oder zu teilen. DSGVO-konform garantiert sie die Aufbewahrung Ihrer Daten bis zu 50 Jahre, selbst nach einem Arbeitgeberwechsel.
Somaire
Was ist MyPeopleDoc? Der vollständige Leitfaden zum besseren Verständnis
Definition: viel mehr als nur ein Speicherplatz
MyPeopleDoc ist ein digitales HR-Tresor, der in das UKG-Ökosystem integriert ist. Es zentralisiert, sichert und automatisiert die Verwaltung beruflicher Dokumente (Verträge, Gehaltsabrechnungen) und geht über eine einfache Speicherung hinaus, indem es eine strukturierte digitale Lösung für Unternehmen und deren Mitarbeiter bietet, unter Einhaltung der DSGVO-Normen.
Für wen ist diese Plattform gedacht?
Die Plattform richtet sich an Unternehmen (KMU, Großkonzerne) und deren Mitarbeiter und optimiert zwei Anwendungsbereiche: Für Unternehmen reduziert sie Kosten und Verwaltungsaufwand; für Arbeitnehmer bietet sie einen sicheren und 24/7 zugänglichen Bereich, um ihre HR-Dokumente einzusehen, herunterzuladen oder zu archivieren.
Funktionsprinzip in wenigen Worten
Der Prozess ist einfach: 1. Das Unternehmen lädt ein Dokument hoch (z.B. Nachtrag). 2. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung. 3. Er greift auf seinen sicheren Bereich zu, um das Dokument herunterzuladen. Der persönliche Bereich bleibt dauerhaft bestehen, unabhängig vom Arbeitgeber, auch bei einem Ausscheiden.
MyPeopleDoc modernisiert das Personalmanagement durch Kombination von Automatisierung und Sicherheit. Für Unternehmen reduziert es die für administrative Aufgaben aufgewendete Zeit um 70 % durch Benachrichtigungen für wichtige Termine und elektronische Unterschriften. Für die Mitarbeiter vereinfacht es den Zugang zu ihren Unterlagen und stärkt ihre Eigenständigkeit.
- Zentralisierung: Personalunterlagen (Verträge, Schulungen) an einem einzigen Ort gebündelt.
- Sicherheit: Sicheres Cloud-Speicher und DSGVO-konform.
- Automatisierung: Benachrichtigungen für Fristen und vereinfachte Prozesse (gesetzliche Unterschriften, Online-Bestätigungen).
- Zusammenarbeit: Integrierte Nachrichtenfunktion und interaktiver Kalender zur Optimierung des Austauschs zwischen Personalabteilung und Mitarbeitern.
Um den modernen Herausforderungen der Mitarbeitererfahrung gerecht zu werden, vereinfacht MyPeopleDoc das Personalmanagement, stärkt die Mitarbeiterbindung und verbessert die Effizienz der Personalabteilungen, während die Zufriedenheit der Nutzer gewährleistet wird.
Die wichtigsten Funktionen von MyPeopleDoc für Ihre Karriere
MyPeopleDoc verwandelt die administrative Verwaltung, indem es Ihre wichtigen Dokumente zentralisiert. Schluss mit sperrigen Akten: Jeder Mitarbeiter hat Zugang zu einem sicheren digitalen Tresor, der ein Leben lang verfügbar ist, auch nach einem Unternehmenswechsel. Entdecken Sie, wie diese Lösung Ihre Abläufe vereinfacht.
Die Digitalisierung Ihrer Personalunterlagen
MyPeopleDoc beseitigt den Papierkram, indem es Ihre Personalunterlagen speichert: Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Nachträge, Arbeitgeberbescheinigungen oder Abrechnungen. Kein Suchen mehr in Papierstapeln: Jede Datei ist jederzeit sofort zugänglich. Dieser digitale Ansatz reduziert das Risiko von Verlusten und garantiert eine optimale Aufbewahrung, auch langfristig. Bei administrativen Vorgängen, wie einem Bankkredit oder einem Rentenantrag, sind Ihre Nachweise mit einem Klick bereit.
Ein persönlicher und sicherer Speicherplatz
Jedes Konto bietet bis zu 10 GB Speicherplatz und verwandelt MyPeopleDoc in eine echte persönliche Cloud. Sie sind nicht auf Dokumente beschränkt, die Ihr Unternehmen sendet: Fügen Sie Diplome, Personalausweise oder andere wichtige Dokumente hinzu. Der Zugang ist durch persönliche Zugangsdaten geschützt, und die Daten bleiben auch nach Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen verfügbar. Dieser dauerhafte Speicher bewahrt Ihre administrativen Archive ohne physische Einschränkungen und entspricht gleichzeitig den gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen.
Praktische Werkzeuge zur Vereinfachung Ihrer Abläufe
Die Funktionen von MyPeopleDoc gehen über die reine Speicherung hinaus. Hier ist, was die Plattform unverzichtbar macht:
- Elektronische Unterschrift: Bestätigen Sie Verträge oder Nachträge, ohne auszudrucken, manuell zu unterschreiben oder zu scannen. Alles geschieht mit wenigen Klicks.
- Multi-Geräte-Zugang: Melden Sie sich über Ihren Computer, Ihr Smartphone oder Tablet mit der dedizierten App an. Arbeiten Sie unterwegs oder von zu Hause aus.
- Sicheres Teilen: Erstellen Sie temporäre Links, um ein Dokument an eine Bank oder Behörde zu senden, ohne die Sicherheit zu gefährden.
- Archivierung mit Beweiswert: Elektronische Gehaltsabrechnungen haben denselben rechtlichen Wert wie Papierausgaben und werden 50 Jahre lang aufbewahrt. Eine unschätzbare Garantie für Ihre zukünftigen Bedürfnisse.
Ihr MyPeopleDoc-Konto: Zugangsanleitung und proaktive Verwaltung
Wie aktiviert man sein Konto zum ersten Mal?
Der Prozess beginnt mit dem Erhalt einer Einladung per E-Mail von Ihrem Arbeitgeber. Diese Nachricht enthält einen Link, der innerhalb von 48 Stunden angeklickt werden muss. Erstellen Sie anschließend ein sicheres Passwort, das Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen kombiniert (Beispiel: Passwort2025!), um Ihren Zugang zu sichern.
Verwenden Sie stets eine persönliche Adresse (Gmail, Outlook usw.), niemals eine berufliche. Dies gewährleistet einen dauerhaften Zugriff, auch nach einem Unternehmenswechsel. Zum Beispiel behalten Sie den Zugriff auf Ihre Verträge oder Arbeitszeugnisse ohne zusätzlichen Aufwand, wenn Ihre berufliche Adresse deaktiviert wird.
Verwalten und Aktualisieren Ihrer persönlichen Daten: Die richtige Vorgehensweise
Es ist wichtig, Ihre Daten aktuell zu halten: So können Sie Ihr Konto bei Passwortvergessen wiederherstellen oder Benachrichtigungen über neue verfügbare Dokumente erhalten. Um Ihre E-Mail oder Telefonnummer zu ändern, gehen Sie zum Reiter „Persönliche Informationen“ in Ihrem Profil und bestätigen Sie die Änderungen per SMS- oder E-Mail-Code.
Nachlässigkeit kann den Zugriff auf Ihre Dokumente im Notfall blockieren. Zum Beispiel verzögert eine veraltete Nummer die Wiederherstellung unterwegs. Um dies zu vermeiden, überprüfen Sie Ihre Kontaktdaten vierteljährlich, besonders bei einem Wechsel des Telefons oder der E-Mail-Adresse.
Anmeldung in Ihrem persönlichen Bereich: Einfache Schritte
Ihr Benutzername ist die bei der Aktivierung gewählte persönliche E-Mail-Adresse, verbunden mit Ihrem Passwort. Um die Anmeldeseite zu finden, geben Sie „connexion mypeopledoc“ bei Google ein. Der offizielle Link erscheint ganz oben in den Ergebnissen. Bei Zweifeln speichern Sie diese Seite beim ersten Login als Favorit, um Umwege zu vermeiden.
Bei Vergessen erfolgt die Zurücksetzung über einen Verifizierungscode. Dieser läuft nach 15 Minuten ab: handeln Sie schnell oder fordern Sie den Code erneut an. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten aktiv sind, um den Code ohne Verzögerung zu erhalten.
MyPeopleDoc vereinfacht die administrative Verwaltung, erfordert jedoch eine sorgfältige Handhabung ab der Aktivierung. Wenn Sie diese Schritte befolgen, behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihren Bereich, ohne von Dritten abhängig zu sein. Eine schlüsselfertige Lösung für stressfreie Dokumentenverwaltung.
Verbindungsprobleme? Lösungen, um den Zugriff nie zu verlieren
Warum Zeit vor einem blockierten Bildschirm verlieren, wenn Ihre HR-Dokumente mit wenigen Klicks zugänglich sind? MyPeopleDoc sichert Ihre HR- und persönlichen Dateien. Hier erfahren Sie, wie Sie häufige Blockaden lösen und den Zugriff auf Ihren digitalen Safe optimieren.
Passwort oder Benutzername vergessen: Was tun?
Um Ihr Passwort zurückzusetzen, klicken Sie auf „Passwort vergessen?“ und prüfen Sie Ihren Posteingang. Wenn der Link nicht ankommt, sehen Sie im Spam nach oder fordern Sie den Link erneut an. Der Benutzername entspricht der bei der Aktivierung verwendeten E-Mail-Adresse. Testen Sie Ihre üblichen persönlichen Adressen.
Bei Misserfolg kontaktieren Sie den technischen Support von MyPeopleDoc. Dieser ist Ihre Hauptanlaufstelle bei wiederkehrenden Problemen. Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Zugangsdaten auf einem sicheren Medium auf, um Blockaden zu vermeiden. Für komplexe Passwörter verwenden Sie einen Passwortmanager, um die Verwaltung zu erleichtern.
Ich habe das Unternehmen verlassen, kann ich weiterhin auf meine Dokumente zugreifen?
Ihr MyPeopleDoc-Safe ist ein persönlicher Bereich, der Sie während Ihrer gesamten Karriere begleitet und einen dauerhaften Zugriff auf Ihre wichtigen Dokumente garantiert, auch nach einem Arbeitgeberwechsel.
Ihr Konto bleibt dank Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse aktiv. Sie behalten Ihre HR-Dokumente 50 Jahre lang (in Frankreich) und Ihre persönlichen Dateien bis zu 10 GB. Die Beendigung eines Arbeitsvertrags löscht Ihre Daten nicht. Bei beruflicher Mobilität können Sie Ihre persönlichen Dateien bei Bedarf sogar auf ein neues Konto übertragen.
Wen kontaktieren bei anhaltenden Problemen?
Bei technischen Schwierigkeiten bietet das MyPeopleDoc-Hilfezentrum Anleitungen für 80 % der häufigsten Probleme. Nutzen Sie die thematischen Filter, um schnelle Lösungen zu finden. Der technische Support ist 7 Tage die Woche über Online-Formulare erreichbar.
Beschreiben Sie den Fehler genau, um die Bearbeitung zu beschleunigen. Vermeiden Sie es, Ihren ehemaligen Arbeitgeber anzurufen, der Ihr Konto nicht mehr verwaltet. Bei wiederholtem Vergessen aktivieren Sie die Erinnerungen Ihres Browsers, um Ihre Zugangsdaten sicher zu speichern.
| Problemtyp | Unmittelbare Lösung | Zweitmaßnahme |
|---|---|---|
| Passwort vergessen | Zurücksetzen per E-Mail | Kontakt zum technischen Support |
| Benutzername verloren | Überprüfung alter E-Mails | Vorgehen beim ehemaligen Arbeitgeber |
| Technischer Fehler | Aufruf des Hilfecenters | Detailliertes Kontaktformular |
Zusammenfassend bleibt MyPeopleDoc dank Ihrer persönlichen E-Mail lebenslang zugänglich. Eine gute Verwaltung der Zugangsdaten und eine regelmäßige Einsicht in die Dokumente gewährleisten einen reibungslosen Zugang. Im Zweifelsfall ist das Hilfecenter ein wertvoller Partner, um 9 von 10 technischen Blockaden zu lösen.
Sicherheit und Compliance: Sind Ihre Daten wirklich sicher?
Die Wahl einer HR-Dokumentenmanagement-Plattform erfordert die Auseinandersetzung mit grundlegenden Fragen zur Datensicherheit. MyPeopleDoc beantwortet diese Anliegen durch die Kombination von gesetzlicher Konformität und robusten technischen Maßnahmen. Aber wie funktioniert dieses digitale Tresorfach konkret?
Die Einhaltung der DSGVO und der französischen Gesetzgebung
MyPeopleDoc ist darauf ausgelegt, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und garantiert eine sichere Verwaltung personenbezogener Daten. Unternehmen können somit HR-Dokumente wie Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen beruhigt speichern. Die Lösung erfüllt auch die französischen Normen für die beweiskräftige Archivierung, die für digitalisierte HR-Dokumente entscheidend sind.
Im Falle einer Kontrolle oder eines Rechtsstreits haben die auf der Plattform gespeicherten Dokumente einen rechtlichen Wert. Dies vermeidet Risiken im Zusammenhang mit dem Verlust von Nachweisen oder einer schlechten Verwaltung physischer Archive.
Technische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Informationen
- Verschlüsselung der Daten: Die Dokumente werden während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt, wodurch das Lesen ohne den Entschlüsselungsschlüssel unmöglich ist.
- Sichere Hosting: Die Server, die sich in Frankreich oder der Europäischen Union befinden, erfüllen die Anforderungen der DSGVO.
- Regelmäßige Sicherheitsprüfungen: Externe Experten testen die Plattform regelmäßig, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.
Ihre Rolle bei der Sicherheit Ihres Kontos
Obwohl die Plattform einen technischen Schutz gewährleistet, spielt der Nutzer ebenfalls eine Schlüsselrolle. Ein komplexes Passwort, aktivierte Zwei-Faktor-Authentifizierung und Wachsamkeit gegenüber Phishing-Versuchen erhöhen die Gesamtsicherheit.
„Die Sicherheit Ihrer Dokumente basiert auf Spitzentechnologie, aber auch auf bewährten Praktiken. Ihre Wachsamkeit ist das erste Glied in der Schutzkette Ihres persönlichen Bereichs.“
Vorteile, Geschäftsmodell und Alternativen zu MyPeopleDoc
MyPeopleDoc erfüllt die Bedürfnisse von Unternehmen, die die HR-Dokumentenverwaltung vereinfachen möchten. Wie positioniert es sich gegenüber der Konkurrenz? Analyse seines Geschäftsmodells und seiner Vorteile.
Wer zahlt für den Service MyPeopleDoc?
Das B2B-Modell ist klar: Nur das Unternehmen trägt die Kosten. Die Mitarbeiter erhalten kostenlosen Zugang zu ihren HR-Dokumenten über einen Einladungslink. Dieses System garantiert eine erleichterte Akzeptanz ohne zusätzliche Kosten für die Mitarbeiter.
Alternativen auf dem Markt der digitalen Tresore
| Lösung | Hauptspezifik | Ideal für… |
|---|---|---|
| MyPeopleDoc | Umfassende HR-Lösung (Verteilung, Signatur), integriert in das Ökosystem des Arbeitgebers. | Mitarbeiter, deren Unternehmen die Software-Suite UKG/PeopleDoc verwendet. |
| Digiposte | Vielseitiger Service der La Poste Gruppe zur Zentralisierung von HR-Dokumenten, Rechnungen usw. | Personen, die einen einzigen Tresor für alle ihre persönlichen und beruflichen Verwaltungsdokumente wünschen. |
| E-coffre fort CDC Arkhinéo | Tochtergesellschaft der Caisse des Dépôts, spezialisiert auf langfristige Archivierung mit hoher Beweiskraft. | Nutzer mit Bedarf an der Aufbewahrung kritischer Dokumente über mehrere Jahrzehnte. |
| Coffreo | Spezialisiert auf die Verwaltung von Kurzzeitverträgen und Zeitarbeitseinsätzen. | Zeitarbeitnehmer und Unternehmen, die diese beschäftigen. |
Angesichts dieses Wettbewerbsumfelds zeichnet sich MyPeopleDoc durch seine direkte HR-Integration aus. Es ist keine externe Kontoerstellung erforderlich: Der Zugang erfolgt über den Arbeitgeber für eine reibungslose und sichere Erfahrung.
Zusammenfassung: Die Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen
Die Vorteile sind doppelt: Zeitersparnis und erhöhte Sicherheit. Die Mitarbeiter haben rund um die Uhr Zugriff auf ihre Dateien mit fortschrittlicher Verschlüsselung. Unternehmen reduzieren administrative Aufgaben und stellen die DSGVO-Konformität sicher. Bis zu 10 GB Speicherplatz pro Nutzer ermöglichen die Anpassung der Lösung an die Bedürfnisse jeder Organisation.
MyPeopleDoc verkörpert die digitale Transformation des Personalwesens und bietet einen sicheren und vereinfachten Zugang zu Ihren wichtigen Dokumenten. Dank seiner dauerhaften Speicherung, intuitiven Tools und rechtlichen Konformität vereint es Praktikabilität für die Mitarbeiter und Effizienz für die Unternehmen. Eine Schlüsselösung, um die administrative Verwaltung zu modernisieren und gleichzeitig die Sicherheit Ihrer sensiblen Daten zu gewährleisten.
FAQ
Was ist MyPeopleDoc und wie funktioniert es?
MyPeopleDoc ist ein sicherer digitaler HR-Tresor, der Mitarbeitern ermöglicht, ihre beruflichen Dokumente zu speichern, einzusehen und zu verwalten. Es zentralisiert Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Arbeitgeberbescheinigungen und andere HR-Dateien, die jederzeit über einen persönlichen Bereich zugänglich sind. Was die Funktionsweise betrifft, lädt das Unternehmen die Dokumente auf die Plattform hoch, der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und meldet sich dann in seinem Konto an, um darauf zuzugreifen.
Für wen ist MyPeopleDoc konzipiert?
MyPeopleDoc richtet sich hauptsächlich an zwei Parteien: die Mitarbeiter, die von einem vereinfachten und sicheren Zugang zu ihren HR-Dokumenten profitieren, und die Unternehmen, die es zur Automatisierung der Verteilung dieser Dokumente nutzen. Es erfüllt somit die Bedürfnisse der HR-Teams, die ihre Prozesse modernisieren möchten, während die Individuen die Kontrolle über ihre persönlichen Daten behalten.
Wie aktiviert und greift man auf sein MyPeopleDoc-Konto zu?
Die Aktivierung des Kontos erfolgt in wenigen Schritten. Nach Erhalt einer Einladungsemail vom Arbeitgeber genügt ein Klick auf den Aktivierungslink, gefolgt von der Erstellung eines sicheren Passworts. Aus praktischen und dauerhaften Gründen ist es wesentlich, eine persönliche E-Mail-Adresse (wie Gmail oder Outlook) anstelle einer beruflichen E-Mail zu verwenden. Im Falle eines Unternehmenswechsels garantiert diese Wahl einen kontinuierlichen Zugang zu Ihren Dokumenten.
Ist die Sicherheit der Dokumente bei MyPeopleDoc gewährleistet?
Ja, Sicherheit ist ein grundlegendes Prinzip der Plattform. MyPeopleDoc entspricht der DSGVO und ist nach ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert, was eine Verschlüsselung der Daten während der Übertragung und Speicherung sicherstellt. Die Server befinden sich in der Europäischen Union, und regelmäßige Audits werden durchgeführt, um ein hohes Schutzniveau aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus spielt der Nutzer eine aktive Rolle, indem er starke Passwörter verwendet und seine Zugangsdaten nicht weitergibt.
Welche Arten von Dokumenten können in MyPeopleDoc gespeichert werden?
Der persönliche Bereich bietet bis zu 10 GB Speicherplatz, ausreichend, um alle Ihre wichtigen HR-Dokumente zu archivieren: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Nachträge, Abrechnungen, Anwesenheitslisten sowie Zeugnisse und Ausweise. Akzeptierte Formate sind PDF, Bilder (JPEG, PNG, GIF) und Textdokumente (DOC, DOCX). Es gibt eine weitere Möglichkeit, Ihre administrativen Archive zu verwalten, aber MyPeopleDoc kombiniert Praktikabilität und Sicherheit für eine vereinfachte tägliche Nutzung.
