Organiser un hackathon interne hybride en deux jours peut sembler un défi insurmontable, et pourtant, avec une méthodologie rigoureuse et un esprit agile, vous parviendrez à fédérer vos collaborateurs autour d’un projet commun, physique et virtuel. Entre la définition du thème, la logistique, le choix des outils et l’animation le jour J, chaque minute compte. Cet article livre une feuille de route précise pour transformer vos idées en une expérience collaborative réussie, en tirant parti des forces du présentiel et du distanciel.
📌 Objectif clair : Mettre en lumière un enjeu précis de l’entreprise (amélioration d’un processus, prototype innovant, renforcement de la culture interne) pour donner du sens à l’événement et garantir l’engagement.
📈 Chronologie serrée : Répartir les 48 heures en phases distinctes – préparation (12 h), logistique (18 h), animation (12 h), bilan (6 h) – et assigner des responsables pour chaque segment.
🔧 Outils adaptés : Plateforme de visioconférence, chat collaboratif, gestion de projet en ligne, micro-trottoir virtuel – anticipez les besoins pour éviter tout blocage technique en cours d’événement.
Somaire
Pourquoi un hackathon interne hybride?
L’engouement pour les hackathons ne se dément pas : ces événements condensés stimulent la créativité, encouragent la prise d’initiative et renforcent la cohésion d’équipe. Adapter le format en mode hybride permet de tirer parti des interactions spontanées en présentiel tout en ouvrant la porte à la participation à distance, ce qui s’avère particulièrement pertinent dans un contexte d’équipes géographiquement dispersées ou en télétravail. En moins de 48 heures, on passe de l’idée à un prototype, tout en cultivant un esprit d’emulation collective.
Étape 1: Préparation en mode express (6-12 h)
Définir le thème et les objectifs
Commencez par identifier un enjeu prioritaire de votre organisation. On peut imaginer un challenge autour de l’amélioration de l’expérience client, de la digitalisation interne ou de fonctionnalités inédites pour un produit existant. Un thème bien circonscrit aiguise la créativité et permet de fixer des critères d’évaluation précis. Assurez-vous que le sujet suscite l’adhésion de la direction et corresponde aux compétences de vos équipes.
Mobiliser l’équipe et choisir les outils
La réussite dépend d’un staffing équilibré : recrutez des développeurs, designers, marketeurs et chefs de projet. Proposez l’événement comme une opportunité d’explorer de nouvelles idées, loin des contraintes du quotidien. Du côté des outils, prévoyez :
- Un espace de visioconférence stable (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet)
- Un canal de chat collaboratif (Slack, Discord ou Mattermost)
- Un board de gestion de tâches (Trello, Jira, Notion)
- Des dépôts de code partagés (GitHub, GitLab)
Attribuez un référent technique chargé de vérifier l’accès et la configuration des plateformes avant le lancement.
Étape 2: Logistique et mise en place (12-18 h)
Lieu physique et plateforme virtuelle
Réservez un espace doté d’une connexion Internet solide et modulable (tables en open space, salle modulable, coworking). Préparez des zones de travail en présentiel et installez une caméra panoramique pour capter l’ambiance, à diffuser sur la plateforme virtuelle. Choisissez ensuite une plateforme unique où centraliser tous les flux – intégrant chat, visioconférence et partage de documents – pour éviter la dispersion.
Technologies et matériel
Pour que les participants à distance ne se sentent pas isolés, prévoyez :
- Casques micro de qualité
- Caméras fixes et portables
- Grand écran ou vidéoprojecteur
- Accès VPN ou réseau interne sécurisé
Astuce : un mur blanc ou un paperboard accessible aux deux publics (physique + virtuel) permet de noter idées et feedbacks en temps réel.
Gestion des inscriptions
Différenciez clairement les rôles : participants, mentors, jury. Utilisez un formulaire en ligne simple pour collecter noms, compétences, disponibilités et contraintes techniques. Envoyez un e-mail de confirmation détaillant le programme, les horaires et les liens de connexion, afin d’éviter les oublis de dernière minute.
Étape 3: Déroulement du hackathon (20-24 h)
Kick-off et briefing
Ouvrez l’événement par une présentation rapide du thème, du format hybride et des règles du jeu. Introduisez les mentors et le jury, puis répartissez les équipes. Pour maintenir l’attention, pensez à animer cette séquence à deux voix (un présentiel et un animateur à distance) et à afficher un compte à rebours visible par tous.
Suivi et ateliers techniques
Planifiez des points réguliers (toutes les 4 heures) pour chaque équipe, avec un mentor dédié. Proposez des mini-ateliers sur des sujets clés (architecture d’application, design UX, pitching efficace) et les enregistrez pour qu’ils soient visionnables en différé. Cette flexibilité renforce l’inclusion des participants hors site.
Pitchs et évaluation
En fin de hackathon, chaque équipe dispose de 5 à 7 minutes pour présenter son prototype. Le jury évalue selon des critères pondérés : pertinence métier, faisabilité technique, qualité du pitch, originalité. Pour faciliter la notation, utilisez un formulaire collaboratif en ligne où chaque membre inscrit ses notes et commentaires.
Étape 4: Clôture et suivi post-événement
Remise de prix et retours
Organisez une cérémonie simple, en dual-screen, pour annoncer les lauréats. Prévoyez des récompenses symboliques (goodies, trophées, formations) et un temps de parole pour les participants afin de recueillir leurs impressions. Ces retours vous aideront à améliorer l’édition suivante.
Actions et capitalisation
Dans la semaine suivant l’événement, disséminez un compte-rendu avec les prototypes les plus prometteurs, les enseignements clés et les prochaines étapes. Identifiez les projets pouvant évoluer en proof of concept ou en pilote, et mobilisez rapidement les parties prenantes pour donner vie aux meilleures idées.
En pratique: checklist rapide
- ✅ Thème et objectifs validés par la direction
- ✅ Équipes recrutées et rôles définis
- ✅ Plateformes et matériel testés
- ✅ Planning détaillé avec jalons horaires
- ✅ Communication claire vers tous les participants
- ✅ Formulaire d’évaluation prêt pour le jury
FAQ
Peut-on réduire le format à moins de 48 heures ?
Oui, mais l’expérience risque de perdre en profondeur. Un format de 24 heures convient pour des défis très ciblés, tandis que 48 heures offrent le temps nécessaire pour prototyper et évaluer.
Comment assurer l’équité entre présentiel et distanciel ?
Créez des binômes mixtes, variez régulièrement les échanges via chat ou visioconférence, et utilisez un écran partagé pour tout brainstorming visuel. Les mentors doivent alterner leur présence physique et virtuelle.
Quels critères pour sélectionner le jury ?
Privilégiez des profils complémentaires : métier, technique, design, et stratégie. Assurez-vous qu’ils soient disponibles pour l’ensemble du marathon et qu’ils disposent d’outils d’évaluation en ligne pour noter en temps réel.