MyPeopleDoc es una caja fuerte digital de RRHH que centraliza y asegura los documentos profesionales (nóminas, contratos). Destinada a empleados y empresas, desmaterializa los trámites, archiva archivos con valor legal y ofrece herramientas como la firma electrónica o el intercambio seguro. Con un espacio personal, los usuarios conservan sus datos tras un cambio de empleador. Seguro (cifrado, RGPD) y gratuito para los empleados, optimiza la gestión de RRHH y permite un acceso 24/7 a los documentos desde todos los dispositivos. Una solución ecológica y moderna para simplificar los procesos profesionales.
¿Estás cansado de buscar tus nóminas o certificados entre el desorden de correos electrónicos y papeleo? MyPeopleDoc simplifica esta gestión que consume tiempo centralizando tus documentos de RRHH en una caja fuerte digital segura y accesible 24/7. Integrada en el ecosistema UKG, la plataforma permite a las empresas desmaterializar sus procesos y ofrece a los empleados un espacio personal de 10 GB para almacenar, firmar o compartir archivos a través de ordenador, smartphone o tableta. Conforme al RGPD, garantiza la permanencia de tus datos hasta por 50 años, incluso después de un cambio de empleador.
Somaire
MyPeopleDoc, ¿qué es? La guía completa para entenderlo todo
Definición: mucho más que un simple espacio de almacenamiento
MyPeopleDoc es una caja fuerte digital de RRHH integrada en el ecosistema UKG. Centralizando, asegurando y automatizando la gestión de documentos profesionales (contratos, nóminas), va más allá de un simple almacenamiento al ofrecer una solución digital estructurada para empresas y sus empleados, con respeto a las normas RGPD.
¿A quién va dirigida esta plataforma?
Destinada a empresas (PYMES, grandes grupos) y a sus colaboradores, la plataforma optimiza dos usos: para las empresas, reduce costos y tareas administrativas; para los empleados, ofrece un espacio seguro y accesible 24/7 para consultar, descargar o archivar sus documentos de RRHH.
El principio de funcionamiento en pocas palabras
El proceso es simple: 1. La empresa carga un documento (ej: adenda). 2. El empleado recibe una notificación. 3. Accede a su espacio seguro para descargar el documento. El espacio personal permanece permanente, independiente del empleador, incluso en caso de salida.
MyPeopleDoc moderniza la gestión de RRHH combinando automatización y seguridad. Para las empresas, reduce en un 70 % el tiempo dedicado a tareas administrativas mediante alertas para fechas clave y firmas electrónicas. Para los colaboradores, simplifica el acceso a su documentación y refuerza su autonomía.
- Centralización: Documentos de RRHH (contratos, formaciones) reunidos en un solo lugar.
- Seguridad: Almacenamiento en la nube seguro y conforme al RGPD.
- Automatización: Alertas para vencimientos y procesos simplificados (firmas legales, validaciones en línea).
- Colaboración: Mensajería integrada y calendario interactivo para facilitar los intercambios entre RRHH y empleados.
Para responder a los desafíos modernos de la experiencia del colaborador, MyPeopleDoc simplifica la gestión de RRHH, refuerza la fidelización del talento y mejora la eficiencia de los equipos de RRHH garantizando la satisfacción de los usuarios.
Las funcionalidades clave de MyPeopleDoc al servicio de tu carrera
MyPeopleDoc transforma la gestión administrativa centralizando tus documentos esenciales. Se acabaron los archivos voluminosos: cada empleado accede a una caja fuerte digital segura, disponible de por vida, incluso tras un cambio de empresa. Descubre cómo esta solución simplifica tus trámites.
La digitalización de tus documentos de RRHH
MyPeopleDoc elimina el papeleo alojando tus documentos de RRHH: nóminas, contratos de trabajo, anexos, certificados del empleador o finiquitos. Ya no es necesario buscar entre montones de papeles: cada archivo está instantáneamente accesible en cualquier momento. Este enfoque digital reduce los riesgos de pérdida y garantiza una conservación óptima, incluso a largo plazo. En caso de trámite administrativo, como un préstamo bancario o una solicitud de jubilación, tus justificantes están listos con un clic.
Un espacio de almacenamiento personal y seguro
Cada cuenta ofrece hasta 10 GB de espacio, transformando MyPeopleDoc en una verdadera nube personal. No estás limitado a los documentos enviados por tu empresa: añade diplomas, documentos de identidad u otras piezas importantes. El acceso está protegido por credenciales personales, y los datos permanecen disponibles incluso después de tu salida de la empresa. Este almacenamiento perdurable conserva tus archivos administrativos sin restricciones físicas, cumpliendo con las normas legales de conservación.
Herramientas prácticas para simplificar tus trámites
Las funcionalidades de MyPeopleDoc van más allá del simple almacenamiento. Esto es lo que hace indispensable la plataforma:
- Firma electrónica: Valida contratos o anexos sin imprimir, firmar manualmente o escanear. Todo se hace en unos clics.
- Acceso multi-dispositivo: Conéctate desde tu ordenador, smartphone o tableta gracias a la aplicación dedicada. Trabaja en movimiento o desde casa.
- Compartir seguro: Genera enlaces temporales para enviar un documento a un banco o administración, sin comprometer la seguridad.
- Archivado con valor probatorio: Las nóminas electrónicas tienen el mismo valor legal que las versiones en papel, conservadas durante 50 años. Una garantía invaluable para tus futuras necesidades.
Tu cuenta MyPeopleDoc: guía de acceso y gestión proactiva
¿Cómo activar la cuenta por primera vez?
El proceso comienza con la recepción de un correo electrónico de invitación de tu empleador. Este mensaje contiene un enlace que debes clicar en 48 horas. Luego crea una contraseña robusta, combinando mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales (ejemplo: Contraseña2025!), para asegurar tu acceso.
Utilice sistemáticamente una dirección personal (Gmail, Outlook, etc.), nunca profesional. Esto garantiza un acceso permanente, incluso después de salir de la empresa. Por ejemplo, si su dirección profesional se desactiva, conserva el acceso a sus contratos o certificados de trabajo sin trámites adicionales.
Gestionar y actualizar su información personal: el reflejo a adoptar
Mantener sus datos actualizados es esencial: esto permite recuperar su cuenta en caso de olvido de contraseña o recibir alertas sobre nuevos documentos disponibles. Para modificar su correo electrónico o número de teléfono, acceda a la pestaña «Información personal» en su perfil, luego valide los cambios mediante un código SMS o correo electrónico.
Una negligencia puede bloquear el acceso a sus documentos en caso de urgencia. Por ejemplo, un número obsoleto retrasa la recuperación durante un desplazamiento. Para evitar esto, verifique sus datos cada trimestre, especialmente en caso de cambio de teléfono o correo electrónico.
Conexión a su espacio personal: los pasos simples
Su identificador es el correo electrónico personal elegido al activar, asociado a su contraseña. Para encontrar la página de conexión, escriba «connexion mypeopledoc» en Google. El enlace oficial aparece en los primeros resultados. En caso de duda, guarde esta página en favoritos desde la primera conexión para evitar desvíos.
En caso de olvido, la restablecimiento se realiza mediante un código de verificación. Este expira en 15 minutos: actúe rápidamente o vuelva a solicitarlo. Asegúrese de que sus datos estén activos para recibir este código sin demora.
MyPeopleDoc simplifica la gestión administrativa, pero exige un manejo riguroso desde la activación. Siguiendo estos pasos, domina su espacio en todo momento, sin depender de un tercero. Una solución llave en mano para una gestión documental sin estrés.
¿Problemas de conexión? Las soluciones para no perder nunca el acceso
¿Por qué perder tiempo frente a una pantalla bloqueada cuando sus documentos de RRHH están accesibles en unos pocos clics? MyPeopleDoc asegura sus archivos de RRHH y personales. Aquí le mostramos cómo resolver los bloqueos comunes mientras optimiza el acceso a su caja fuerte digital.
¿Olvidó su contraseña o identificador? ¿Qué hacer?
Para restablecer su contraseña, haga clic en «¿Olvidó su contraseña?» y revise su correo electrónico. Si el enlace no llega, consulte su carpeta de spam o vuelva a solicitarlo. El identificador corresponde al correo electrónico usado durante la activación. Pruebe sus direcciones personales habituales.
En caso de fallo, contacte con el soporte técnico de MyPeopleDoc. Es su principal recurso para problemas recurrentes. Guarde una copia de sus identificadores en un soporte seguro para evitar bloqueos. Para contraseñas complejas, use un gestor de contraseñas para simplificar la tarea.
He dejado mi empresa, ¿puedo seguir accediendo a mis documentos?
Su caja fuerte MyPeopleDoc es un espacio personal que le acompaña a lo largo de su carrera, garantizando un acceso permanente a sus documentos esenciales incluso después de un cambio de empleador.
Su cuenta permanece activa gracias a su correo electrónico personal. Conserva sus documentos de RRHH durante 50 años (en Francia) y sus archivos personales hasta 10 GB. La ruptura de un contrato de trabajo no elimina sus datos. En caso de movilidad profesional, incluso puede transferir sus archivos personales a una nueva cuenta si es necesario.
¿A quién contactar en caso de problema persistente?
Para dificultades técnicas, el centro de ayuda MyPeopleDoc ofrece guías para el 80% de los problemas comunes. Use los filtros temáticos para encontrar soluciones rápidas. El soporte técnico está disponible 7 días a la semana a través de formularios en línea.
Describa con precisión el error para acelerar el proceso. Evite llamar a su antiguo empleador, que ya no gestiona su cuenta. En caso de olvido repetitivo, active los recordatorios de su navegador para guardar sus credenciales de forma segura.
| Tipo de problema | Solución inmediata | Recurso secundario |
|---|---|---|
| Contraseña olvidada | Restablecimiento por correo electrónico | Contacto con soporte técnico |
| Identificador perdido | Verificación de correos electrónicos antiguos | Trámite con el antiguo empleador |
| Error técnico | Consulta del centro de ayuda | Formulario de contacto detallado |
En resumen, MyPeopleDoc sigue siendo accesible de por vida gracias a su correo electrónico personal. Una buena gestión de las credenciales y una consulta regular de los documentos aseguran un acceso fluido. En caso de duda, el centro de ayuda sigue siendo un aliado valioso para resolver 9 de cada 10 bloqueos técnicos.
Seguridad y conformidad: ¿están realmente seguros sus datos?
Elegir una plataforma de gestión documental de RRHH implica plantearse preguntas esenciales sobre la seguridad de los datos. MyPeopleDoc responde a estas preocupaciones combinando conformidad legal y medidas técnicas robustas. Pero, ¿cómo funciona concretamente esta caja fuerte digital?
El respeto al RGPD y a la legislación francesa
MyPeopleDoc está diseñado para cumplir con los requisitos del RGPD, garantizando una gestión segura de los datos personales. Por lo tanto, las empresas pueden almacenar documentos de RRHH como contratos de trabajo o nóminas con total tranquilidad. La solución también cumple con las normas francesas de archivo con valor probatorio, cruciales para los documentos de RRHH digitalizados.
En caso de control o litigio, los documentos conservados en la plataforma tienen valor legal. Esto evita los riesgos relacionados con la pérdida de justificantes o una mala gestión de los archivos físicos.
Medidas de seguridad técnicas para proteger su información
- Cifrado de datos: Los documentos se cifran durante su transferencia y almacenamiento, haciendo imposible su lectura sin la clave de descifrado.
- Alojamiento seguro: Los servidores, ubicados en Francia o en la Unión Europea, cumplen con los requisitos del RGPD.
- Auditorías de seguridad regulares: Expertos externos prueban regularmente la plataforma para identificar y corregir vulnerabilidades.
Su papel en la seguridad de su cuenta
Aunque la plataforma asegura una protección técnica, el usuario también juega un papel clave. Una contraseña compleja, la autenticación doble activada y la vigilancia contra intentos de phishing refuerzan la seguridad global.
«La seguridad de sus documentos se basa en una tecnología de punta, pero también en buenas prácticas. Su vigilancia es el primer eslabón de la cadena de protección de su espacio personal.»
Ventajas, modelo económico y alternativas a MyPeopleDoc
MyPeopleDoc responde a las necesidades de empresas que desean simplificar la gestión documental de RRHH. ¿Cómo se posiciona frente a sus competidores? Descifrado de su modelo económico y sus beneficios.
¿Quién paga por el servicio MyPeopleDoc?
El modelo B2B es claro: solo la empresa soporta el costo. Los empleados tienen acceso gratuito a sus documentos de RRHH mediante un enlace de invitación. Este sistema garantiza una adopción facilitada, sin costes adicionales para los colaboradores.
Alternativas en el mercado de cajas fuertes digitales
| Solución | Especificidad principal | Ideal para… |
|---|---|---|
| MyPeopleDoc | Solución completa de RRHH (distribución, firma) integrada en el ecosistema del empleador. | Los empleados cuya empresa utiliza la suite de software UKG/PeopleDoc. |
| Digiposte | Servicio polivalente del Grupo La Poste para centralizar documentos de RRHH, facturas, etc. | Quienes quieren una caja fuerte única para todos sus documentos administrativos personales y profesionales. |
| E-coffre fort CDC Arkhinéo | Filial de la Caisse des Dépôts, centrada en el archivado a muy largo plazo y con alto valor probatorio. | Usuarios con necesidad de conservar documentos críticos durante varias décadas. |
| Coffreo | Especializado en la gestión de contratos cortos y misiones de trabajo temporal. | Trabajadores temporales y las empresas que los contratan. |
Frente a este panorama competitivo, MyPeopleDoc se distingue por su integración directa en RRHH. No es necesario crear una cuenta externa: el acceso se realiza a través del empleador, para una experiencia fluida y segura.
En resumen: los beneficios para usted y su empresa
Las ventajas son dobles: ahorro de tiempo y seguridad reforzada. Los colaboradores acceden 24/7 a sus archivos, con cifrado avanzado. Las empresas reducen las tareas administrativas y aseguran el cumplimiento del RGPD. Hasta 10 GB de espacio por usuario permiten adaptar la solución a las necesidades de cada organización.
MyPeopleDoc encarna la transformación digital de los recursos humanos, ofreciendo un acceso seguro y simplificado a sus documentos esenciales. Gracias a su almacenamiento permanente, sus herramientas intuitivas y su conformidad legal, combina practicidad para los empleados y eficiencia para las empresas. Una solución clave para modernizar su gestión administrativa, preservando la seguridad de sus datos sensibles.
FAQ
¿Qué es MyPeopleDoc y cómo funciona?
MyPeopleDoc es una caja fuerte digital de RRHH segura que permite a los empleados almacenar, consultar y gestionar sus documentos profesionales. Centraliza los recibos de sueldo, contratos de trabajo, certificados del empleador y otros archivos de RRHH, accesibles en cualquier momento a través de un espacio personal. En cuanto a su funcionamiento, la empresa deposita los documentos en la plataforma, el empleado recibe una notificación por correo electrónico y luego se conecta a su cuenta para acceder a ellos.
¿Para quién está diseñado MyPeopleDoc?
MyPeopleDoc está dirigido principalmente a dos partes: los empleados, que se benefician de un acceso simplificado y seguro a sus documentos de RRHH, y las empresas, que lo utilizan para automatizar la distribución de esos mismos documentos. Así responde a las necesidades de los equipos de RRHH que desean modernizar sus procesos mientras dejan a los individuos el control de sus datos personales.
¿Cómo activar y acceder a su cuenta MyPeopleDoc?
La activación de la cuenta se realiza en unos pocos pasos. Tras recibir un correo electrónico de invitación del empleador, basta con hacer clic en el enlace de activación y luego crear una contraseña segura. Por razones prácticas y permanentes, es crucial usar una dirección de correo electrónico personal (como Gmail o Outlook) en lugar de un correo electrónico profesional. En caso de cambio de empresa, esta elección garantiza un acceso continuo a sus documentos.
¿Está garantizada la seguridad de los documentos en MyPeopleDoc?
Sí, la seguridad es un pilar fundamental de la plataforma. MyPeopleDoc cumple con el RGPD y está certificado ISO/IEC 27001:2013, asegurando un cifrado de los datos en tránsito y en almacenamiento. Los servidores están alojados en la Unión Europea, y se realizan auditorías regulares para mantener un alto nivel de protección. Además, el usuario juega un papel activo adoptando contraseñas robustas y evitando compartir sus credenciales.
¿Qué tipos de documentos se pueden almacenar en MyPeopleDoc?
El espacio personal ofrece hasta 10 GB de almacenamiento, suficiente para archivar todos sus documentos esenciales de RRHH: contratos de trabajo, recibos de sueldo, anexos, finiquitos, hojas de presencia, así como diplomas y documentos de identidad. Los formatos aceptados incluyen PDF, imágenes (JPEG, PNG, GIF) y documentos de texto (DOC, DOCX). Existe otra forma de gestionar sus archivos administrativos, pero MyPeopleDoc combina practicidad y seguridad para un uso diario simplificado.
