MyPeopleDoc to cyfrowy sejf HR, który centralizuje i zabezpiecza dokumenty zawodowe (odcinki wypłat, umowy). Przeznaczony dla pracowników i firm, cyfryzuje procedury, archiwizuje pliki z wartością prawną oraz oferuje narzędzia takie jak podpis elektroniczny czy bezpieczne udostępnianie. Dzięki przestrzeni osobistej użytkownicy zachowują swoje dane po zmianie pracodawcy. Bezpieczny (szyfrowanie, RODO) i bezpłatny dla pracowników, optymalizuje zarządzanie HR i umożliwia dostęp do dokumentów 24/7 z każdego urządzenia. Ekologiczne i nowoczesne rozwiązanie upraszczające procesy zawodowe.
Masz dość szukania swoich odcinków wypłat lub zaświadczeń wśród bałaganu e-maili i papierów? MyPeopleDoc upraszcza to czasochłonne zarządzanie, centralizując Twoje dokumenty HR w bezpiecznym cyfrowym sejfie dostępnym 24/7. Zintegrowana z ekosystemem UKG, platforma pozwala firmom cyfryzować swoje procesy i oferuje pracownikom osobistą przestrzeń 10 GB do przechowywania, podpisywania lub udostępniania plików przez komputer, smartfon lub tablet. Zgodna z RODO, gwarantuje trwałość Twoich danych do 50 lat, nawet po zmianie pracodawcy.
Somaire
MyPeopleDoc, co to jest? Kompletny przewodnik, aby wszystko zrozumieć
Definicja: znacznie więcej niż zwykła przestrzeń do przechowywania
MyPeopleDoc to cyfrowy sejf HR zintegrowany z ekosystemem UKG. Centralizując, zabezpieczając i automatyzując zarządzanie dokumentami zawodowymi (umowy, odcinki wypłat), wykracza poza zwykłe przechowywanie, oferując cyfrowe, uporządkowane rozwiązanie dla firm i ich pracowników, zgodne z normami RODO.
Do kogo jest skierowana ta platforma?
Przeznaczona dla firm (MŚP, duże grupy) i ich pracowników, platforma optymalizuje dwa zastosowania: dla firm zmniejsza koszty i zadania administracyjne; dla pracowników oferuje bezpieczną i dostępną 24/7 przestrzeń do przeglądania, pobierania lub archiwizowania dokumentów HR.
Zasada działania w kilku słowach
Proces jest prosty: 1. Firma przesyła dokument (np. aneks). 2. Pracownik otrzymuje powiadomienie. 3. Uzyskuje dostęp do swojej bezpiecznej przestrzeni, aby pobrać dokument. Przestrzeń osobista pozostaje trwała, niezależna od pracodawcy, nawet w przypadku odejścia.
MyPeopleDoc modernizuje zarządzanie zasobami ludzkimi, łącząc automatyzację i bezpieczeństwo. Dla firm skraca o 70% czas poświęcany na zadania administracyjne dzięki alertom dotyczącym kluczowych dat oraz podpisom elektronicznym. Dla pracowników upraszcza dostęp do ich dokumentacji i wzmacnia ich autonomię.
- Centralizacja: Dokumenty HR (umowy, szkolenia) zgromadzone w jednym miejscu.
- Bezpieczeństwo: Bezpieczne przechowywanie w chmurze zgodne z RODO.
- Automatyzacja: Alerty dotyczące terminów i uproszczone procesy (podpisy prawne, zatwierdzenia online).
- Współpraca: Zintegrowana komunikacja i interaktywny kalendarz, aby usprawnić wymianę informacji między HR a pracownikami.
Aby sprostać nowoczesnym wyzwaniom doświadczenia pracownika, MyPeopleDoc upraszcza zarządzanie HR, wzmacnia lojalność talentów i poprawia efektywność zespołów HR, jednocześnie gwarantując satysfakcję użytkowników.
Kluczowe funkcje MyPeopleDoc wspierające Twoją karierę
MyPeopleDoc przekształca zarządzanie administracyjne, centralizując Twoje najważniejsze dokumenty. Koniec z nieporęcznymi teczkami: każdy pracownik ma dostęp do bezpiecznej cyfrowej skrytki, dostępnej dożywotnio, nawet po zmianie firmy. Dowiedz się, jak to rozwiązanie upraszcza Twoje formalności.
Cyfryzacja Twoich dokumentów HR
MyPeopleDoc eliminuje papierkową robotę, przechowując Twoje dokumenty HR: paski płac, umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia pracodawcy czy rozliczenia końcowe. Nie musisz już szukać w stosach papierów: każdy plik jest natychmiast dostępny, o każdej porze. To cyfrowe podejście zmniejsza ryzyko utraty i gwarantuje optymalne przechowywanie, nawet na dłuższą metę. W przypadku formalności administracyjnych, takich jak kredyt bankowy czy wniosek o emeryturę, Twoje zaświadczenia są gotowe jednym kliknięciem.
Osobista i bezpieczna przestrzeń do przechowywania
Każde konto oferuje do 10 GB przestrzeni, przekształcając MyPeopleDoc w prawdziwą osobistą chmurę. Nie jesteś ograniczony do dokumentów przesłanych przez firmę: dodaj dyplomy, dowody osobiste lub inne ważne dokumenty. Dostęp chroniony jest przez osobiste dane logowania, a dane pozostają dostępne nawet po odejściu z firmy. To trwałe przechowywanie Twoich archiwów administracyjnych bez fizycznych ograniczeń, spełniające jednocześnie wymogi prawne dotyczące przechowywania.
Praktyczne narzędzia upraszczające Twoje formalności
Funkcje MyPeopleDoc wykraczają poza zwykłe przechowywanie. Oto co czyni platformę niezbędną:
- Podpis elektroniczny: Zatwierdzaj umowy lub aneksy bez drukowania, ręcznego podpisywania czy skanowania. Wszystko odbywa się w kilku kliknięciach.
- Dostęp z wielu urządzeń: Loguj się z komputera, smartfona lub tabletu dzięki dedykowanej aplikacji. Pracuj w podróży lub z domu.
- Bezpieczne udostępnianie: Twórz tymczasowe linki, aby wysłać dokument do banku lub urzędu, nie narażając bezpieczeństwa.
- Archiwizacja o wartości dowodowej: Elektroniczne paski płac mają taką samą wartość prawną jak wersje papierowe, przechowywane przez 50 lat. Niezastąpiona gwarancja na przyszłość.
Twoje konto MyPeopleDoc: przewodnik po dostępie i proaktywnym zarządzaniu
Jak aktywować konto po raz pierwszy?
Proces rozpoczyna się od otrzymania e-maila z zaproszeniem od Twojego pracodawcy. Wiadomość zawiera link, który należy kliknąć w ciągu 48 godzin. Następnie utwórz silne hasło, łączące wielkie i małe litery, cyfry oraz znaki specjalne (np. Haslo2025!), aby zabezpieczyć dostęp.
Systematycznie używaj adresu osobistego (Gmail, Outlook itp.), nigdy służbowego. To gwarantuje stały dostęp, nawet po odejściu z firmy. Na przykład, jeśli Twój adres służbowy zostanie dezaktywowany, zachowujesz dostęp do swoich umów lub świadectw pracy bez dodatkowych formalności.
Zarządzaj i aktualizuj swoje dane osobowe: nawyk, który warto przyjąć
Utrzymywanie danych na bieżąco jest niezbędne: pozwala to odzyskać konto w przypadku zapomnienia hasła lub otrzymywać powiadomienia o dostępnych nowych dokumentach. Aby zmienić swój e-mail lub numer telefonu, przejdź do zakładki „Dane osobowe” w swoim profilu, a następnie potwierdź zmiany za pomocą kodu SMS lub e-mail.
Zaniedbanie może zablokować dostęp do dokumentów w nagłych przypadkach. Na przykład przestarzały numer opóźnia odzyskanie dostępu podczas podróży. Aby tego uniknąć, sprawdzaj swoje dane kontaktowe co kwartał, zwłaszcza po zmianie telefonu lub adresu e-mail.
Logowanie do Twojej przestrzeni osobistej: proste kroki
Twój identyfikator to wybrany przy aktywacji adres e-mail osobisty, powiązany z hasłem. Aby znaleźć stronę logowania, wpisz w Google „connexion mypeopledoc”. Oficjalny link pojawi się na górze wyników. W razie wątpliwości zapisz tę stronę w ulubionych przy pierwszym logowaniu, aby uniknąć niepotrzebnych poszukiwań.
W przypadku zapomnienia hasła, reset odbywa się za pomocą kodu weryfikacyjnego. Kod ten traci ważność po 15 minutach: działaj szybko lub ponów prośbę. Upewnij się, że Twoje dane kontaktowe są aktywne, aby otrzymać kod bez opóźnień.
MyPeopleDoc upraszcza zarządzanie administracyjne, ale wymaga starannego podejścia od momentu aktywacji. Postępując zgodnie z tymi krokami, masz pełną kontrolę nad swoją przestrzenią w każdej chwili, bez zależności od osób trzecich. Gotowe rozwiązanie dla bezstresowego zarządzania dokumentami.
Problemy z logowaniem? Rozwiązania, by nigdy nie stracić dostępu
Dlaczego tracić czas przed zablokowanym ekranem, skoro Twoje dokumenty HR są dostępne w kilku kliknięciach? MyPeopleDoc zabezpiecza Twoje pliki HR i osobiste. Oto jak rozwiązać typowe blokady, jednocześnie optymalizując dostęp do Twojego cyfrowego sejfu.
Zapomniałeś hasła lub identyfikatora? Co robić?
Aby zresetować hasło, kliknij „Zapomniałeś hasła?” i sprawdź swoją skrzynkę mailową. Jeśli link nie dotrze, sprawdź folder spam lub ponów prośbę. Identyfikator to adres e-mail użyty podczas aktywacji. Wypróbuj swoje zwykłe adresy osobiste.
W przypadku niepowodzenia, skontaktuj się z pomocą techniczną MyPeopleDoc. To Twój główny kontakt przy powtarzających się problemach. Zachowaj kopię swoich danych logowania na bezpiecznym nośniku, aby uniknąć blokad. Dla skomplikowanych haseł używaj menedżera haseł, aby ułatwić sobie zadanie.
Opuściłem firmę, czy nadal mogę mieć dostęp do swoich dokumentów?
Twój sejf MyPeopleDoc to przestrzeń osobista, która towarzyszy Ci przez całą karierę, zapewniając stały dostęp do kluczowych dokumentów nawet po zmianie pracodawcy.
Twoje konto pozostaje aktywne dzięki osobistemu adresowi e-mail. Zachowujesz swoje dokumenty HR przez 50 lat (we Francji) oraz pliki osobiste do 10 GB. Rozwiązanie umowy o pracę nie usuwa Twoich danych. W przypadku zmiany pracy możesz nawet przenieść swoje pliki osobiste na nowe konto, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Do kogo się zwrócić w przypadku uporczywych problemów?
W przypadku trudności technicznych centrum pomocy MyPeopleDoc oferuje przewodniki rozwiązujące 80% typowych problemów. Używaj filtrów tematycznych, aby szybko znaleźć rozwiązania. Wsparcie techniczne jest dostępne 7 dni w tygodniu poprzez formularze online.
Opisz dokładnie błąd, aby przyspieszyć przetwarzanie. Unikaj kontaktowania się z byłym pracodawcą, który nie zarządza już Twoim kontem. W przypadku powtarzającego się zapominania, włącz przypomnienia w przeglądarce, aby bezpiecznie zapisywać swoje dane logowania.
| Rodzaj problemu | Natychmiastowe rozwiązanie | Drugorzędne środki |
|---|---|---|
| Zapomniane hasło | Resetowanie przez e-mail | Kontakt z pomocą techniczną |
| Utracony identyfikator | Sprawdzenie starych e-maili | Procedura u byłego pracodawcy |
| Błąd techniczny | Konsultacja centrum pomocy | Szczegółowy formularz kontaktowy |
Podsumowując, MyPeopleDoc pozostaje dostępny dożywotnio dzięki Twojemu osobistemu e-mailowi. Dobre zarządzanie danymi logowania oraz regularne przeglądanie dokumentów zapewniają płynny dostęp. W razie wątpliwości centrum pomocy jest cennym sprzymierzeńcem, który w 9 na 10 przypadków rozwiązuje problemy techniczne.
Bezpieczeństwo i zgodność: czy Twoje dane są naprawdę bezpieczne?
Wybór platformy do zarządzania dokumentacją HR wymaga zadania sobie podstawowych pytań dotyczących bezpieczeństwa danych. MyPeopleDoc odpowiada na te obawy, łącząc zgodność z prawem i solidne środki techniczne. Ale jak dokładnie działa ten cyfrowy sejf?
Poszanowanie RODO i francuskiego ustawodawstwa
MyPeopleDoc został zaprojektowany tak, aby spełniać wymagania RODO, gwarantując bezpieczne zarządzanie danymi osobowymi. Firmy mogą więc bez obaw przechowywać dokumenty HR, takie jak umowy o pracę czy paski płacowe. Rozwiązanie spełnia również francuskie normy archiwizacji o wartości dowodowej, które są kluczowe dla zdigitalizowanych dokumentów HR.
W przypadku kontroli lub sporu dokumenty przechowywane na platformie mają wartość prawną. Zapobiega to ryzyku utraty dowodów lub złego zarządzania archiwami fizycznymi.
Techniczne środki bezpieczeństwa chroniące Twoje informacje
- Szyfrowanie danych: Dokumenty są szyfrowane podczas transferu i przechowywania, co uniemożliwia ich odczyt bez klucza deszyfrującego.
- Bezpieczny hosting: Serwery, znajdujące się we Francji lub w Unii Europejskiej, spełniają wymogi RODO.
- Regularne audyty bezpieczeństwa: Zewnętrzni eksperci regularnie testują platformę, aby zidentyfikować i naprawić luki w zabezpieczeniach.
Twoja rola w bezpieczeństwie konta
Chociaż platforma zapewnia ochronę techniczną, użytkownik odgrywa również kluczową rolę. Złożone hasło, włączona podwójna autoryzacja oraz czujność wobec prób phishingu wzmacniają ogólne bezpieczeństwo.
„Bezpieczeństwo Twoich dokumentów opiera się na zaawansowanej technologii, ale także na dobrych praktykach. Twoja czujność jest pierwszym ogniwem łańcucha ochrony Twojej przestrzeni osobistej.”
Zalety, model biznesowy i alternatywy dla MyPeopleDoc
MyPeopleDoc odpowiada na potrzeby firm chcących uprościć zarządzanie dokumentacją HR. Jak wypada na tle konkurencji? Analiza jego modelu biznesowego i korzyści.
Kto płaci za usługę MyPeopleDoc?
Model B2B jest jasny: koszt ponosi wyłącznie firma. Pracownicy mają bezpłatny dostęp do swoich dokumentów HR za pomocą linku zaproszeniowego. System ten gwarantuje łatwą adopcję bez dodatkowych kosztów dla pracowników.
Alternatywy na rynku cyfrowych sejfów
| Rozwiązanie | Główna cecha | Idealne dla… |
|---|---|---|
| MyPeopleDoc | Kompleksowe rozwiązanie HR (dystrybucja, podpis) zintegrowane z ekosystemem pracodawcy. | Pracownicy, których firma korzysta z pakietu UKG/PeopleDoc. |
| Digiposte | Wszechstronna usługa Grupy La Poste do centralizacji dokumentów HR, faktur itp. | Osoby chcące mieć jeden sejf na wszystkie swoje dokumenty administracyjne osobiste i zawodowe. |
| E-coffre fort CDC Arkhinéo | Spółka zależna Caisse des Dépôts, skoncentrowana na długoterminowym archiwizowaniu o wysokiej wartości dowodowej. | Użytkownicy potrzebujący przechowywać krytyczne dokumenty przez wiele dekad. |
| Coffreo | Specjalizuje się w zarządzaniu krótkoterminowymi umowami i zleceniami tymczasowymi. | Pracownicy tymczasowi oraz firmy z nich korzystające. |
W obliczu tej konkurencji MyPeopleDoc wyróżnia się bezpośrednią integracją HR. Nie ma potrzeby tworzenia zewnętrznego konta: dostęp odbywa się przez pracodawcę, co zapewnia płynne i bezpieczne doświadczenie.
Podsumowując: korzyści dla Ciebie i Twojej firmy
Zalety są podwójne: oszczędność czasu i wzmocnione bezpieczeństwo. Pracownicy mają dostęp do swoich plików 24/7, z zaawansowanym szyfrowaniem. Firmy redukują zadania administracyjne i zapewniają zgodność z RODO. Do 10 GB przestrzeni na użytkownika pozwala dostosować rozwiązanie do potrzeb każdej organizacji.
MyPeopleDoc ucieleśnia cyfrową transformację zasobów ludzkich, oferując bezpieczny i uproszczony dostęp do Twoich kluczowych dokumentów. Dzięki trwałemu przechowywaniu, intuicyjnym narzędziom i zgodności z prawem, łączy wygodę dla pracowników z efektywnością dla firm. To kluczowe rozwiązanie do modernizacji zarządzania administracyjnego, jednocześnie chroniąc bezpieczeństwo Twoich wrażliwych danych.
FAQ
Czym jest MyPeopleDoc i jak działa?
MyPeopleDoc to bezpieczna cyfrowa skrytka HR, która umożliwia pracownikom przechowywanie, przeglądanie i zarządzanie ich dokumentami zawodowymi. Centralizuje paski płac, umowy o pracę, zaświadczenia pracodawcy i inne pliki HR, dostępne w każdej chwili przez przestrzeń osobistą. Jeśli chodzi o działanie, firma przesyła dokumenty na platformę, pracownik otrzymuje powiadomienie e-mail, a następnie loguje się na swoje konto, aby uzyskać do nich dostęp.
Dla kogo przeznaczony jest MyPeopleDoc?
MyPeopleDoc jest skierowany głównie do dwóch grup: pracowników, którzy korzystają z uproszczonego i bezpiecznego dostępu do swoich dokumentów HR, oraz firm, które używają go do automatyzacji dystrybucji tych samych dokumentów. Odpowiada na potrzeby zespołów HR pragnących zmodernizować swoje procesy, pozostawiając jednocześnie indywidualnym osobom kontrolę nad ich danymi osobowymi.
Jak aktywować i uzyskać dostęp do konta MyPeopleDoc?
Aktywacja konta odbywa się w kilku krokach. Po otrzymaniu zaproszenia e-mail od pracodawcy wystarczy kliknąć link aktywacyjny, a następnie utworzyć bezpieczne hasło. Ze względów praktycznych i trwałości, kluczowe jest użycie osobistego adresu e-mail (takiego jak Gmail lub Outlook), a nie służbowego. W przypadku zmiany firmy, ten wybór gwarantuje ciągły dostęp do Twoich dokumentów.
Czy bezpieczeństwo dokumentów jest gwarantowane na MyPeopleDoc?
Tak, bezpieczeństwo jest fundamentalnym filarem platformy. MyPeopleDoc jest zgodny z RODO i posiada certyfikat ISO/IEC 27001:2013, zapewniając szyfrowanie danych podczas przesyłu i przechowywania. Serwery są hostowane w Unii Europejskiej, a regularne audyty przeprowadzane są, aby utrzymać wysoki poziom ochrony. Ponadto użytkownik odgrywa aktywną rolę, stosując silne hasła i unikając udostępniania swoich danych logowania.
Jakie typy dokumentów można przechowywać w MyPeopleDoc?
Przestrzeń osobista oferuje do 10 GB miejsca na przechowywanie, co wystarcza do archiwizacji wszystkich kluczowych dokumentów HR: umów o pracę, pasków płac, aneksów, rozliczeń końcowych, list obecności, a także dyplomów i dowodów tożsamości. Akceptowane formaty to PDF, obrazy (JPEG, PNG, GIF) oraz dokumenty tekstowe (DOC, DOCX). Istnieje inny sposób zarządzania archiwami administracyjnymi, ale MyPeopleDoc łączy wygodę i bezpieczeństwo dla uproszczonego codziennego użytkowania.
