MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique RH qui centralise et sécurise les documents professionnels (bulletins de paie, contrats). Destiné aux salariés et entreprises, il dématérialise les démarches, archive des fichiers avec valeur légale et propose des outils comme la signature électronique ou le partage sécurisé. Avec un espace personnel, les utilisateurs conservent leurs données après un changement d’employeur. Sécurisé (chiffrement, RGPD) et gratuit pour les salariés, il optimise la gestion RH et permet un accès 24/7 aux documents depuis tous les appareils. Une solution écologique et moderne pour simplifier les processus professionnels.
Vous en avez assez de chercher vos bulletins de paie ou attestations entre désordre des e-mails et paperasse ? MyPeopleDoc simplifie cette gestion chronophage en centralisant vos documents RH dans un coffre-fort numérique sécurisé et accessible 24/7. Intégrée à l’écosystème UKG, la plateforme permet aux entreprises de dématérialiser leurs processus et offre aux salariés un espace personnel de 10 Go pour stocker, signer ou partager des fichiers via ordinateur, smartphone ou tablette. Conforme au RGPD, elle garantit la pérennité de vos données jusqu’à 50 ans, même après un changement d’employeur.
Somaire
MyPeopleDoc, c’est quoi ? Le guide complet pour tout comprendre
Définition : bien plus qu’un simple espace de stockage
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique RH intégré à l’écosystème UKG. Centralisant, sécurisant et automatisant la gestion des documents professionnels (contrats, bulletins de paie), il va au-delà d’un simple stockage en proposant une solution digitale structurée pour les entreprises et leurs salariés, avec un respect des normes RGPD.
À qui s’adresse cette plateforme ?
Destinée aux entreprises (PME, grands groupes) et à leurs collaborateurs, la plateforme optimise deux usages : pour les entreprises, elle réduit les coûts et les tâches administratives ; pour les salariés, elle offre un espace sécurisé et accessible 24/7 pour consulter, télécharger ou archiver leurs documents RH.
Le principe de fonctionnement en quelques mots
Le processus est simple : 1. L’entreprise charge un document (ex : avenant). 2. Le salarié reçoit une notification. 3. Il accède à son espace sécurisé pour télécharger le document. L’espace personnel reste pérenne, indépendant de l’employeur, même en cas de départ.
MyPeopleDoc modernise la gestion RH en combinant automatisation et sécurité. Pour les entreprises, il réduit de 70 % le temps dédié aux tâches administratives via des alertes pour les dates clés et des signatures électroniques. Pour les collaborateurs, il simplifie l’accès à leur documentation et renforce leur autonomie.
- Centralisation : Documents RH (contrats, formations) regroupés en un seul endroit.
- Sécurité : Stockage cloud sécurisé et conforme au RGPD.
- Automatisation : Alertes pour échéances et processus simplifiés (signatures légales, validations en ligne).
- Collaboration : Messagerie intégrée et calendrier interactif pour fluidifier les échanges RH-salariés.
Pour répondre aux défis modernes de l’expérience collaborateur, MyPeopleDoc simplifie la gestion RH, renforce la fidélisation des talents et améliore l’efficacité des équipes RH tout en garantissant la satisfaction des utilisateurs.
Les fonctionnalités clés de MyPeopleDoc au service de votre carrière
MyPeopleDoc transforme la gestion administrative en centralisant vos documents essentiels. Fini les dossiers encombrants : chaque salarié accède à un coffre-fort numérique sécurisé, disponible à vie, même après un changement d’entreprise. Découvrez comment cette solution simplifie vos démarches.
La dématérialisation de vos documents RH
MyPeopleDoc élimine la paperasse en hébergeant vos documents RH : bulletins de paie, contrats de travail, avenants, attestations employeur ou soldes de tout compte. Plus besoin de chercher dans des piles de papiers : chaque fichier est instantanément accessible, à tout moment. Cette approche numérique réduit les risques de perte et garantit une conservation optimale, même sur le long terme. En cas de démarche administrative, comme un prêt bancaire ou une demande de retraite, vos justificatifs sont prêts en un clic.
Un espace de stockage personnel et sécurisé
Chaque compte offre jusqu’à 10 Go d’espace, transformant MyPeopleDoc en véritable cloud personnel. Vous n’êtes pas limité aux documents envoyés par votre entreprise : ajoutez diplômes, cartes d’identité ou autres pièces importantes. L’accès est protégé par des identifiants personnels, et les données restent disponibles même après votre départ de l’entreprise. Ce stockage pérenne vos archives administratives sans contrainte physique, tout en répondant aux normes légales de conservation.
Des outils pratiques pour simplifier vos démarches
Les fonctionnalités de MyPeopleDoc vont au-delà du simple stockage. Voici ce qui rend la plateforme indispensable :
- Signature électronique : Validez des contrats ou avenants sans imprimer, signer manuellement ou scanner. Tout se fait en quelques clics.
- Accès multi-appareils : Connectez-vous depuis votre ordinateur, smartphone ou tablette grâce à l’application dédiée. Travaillez en déplacement ou depuis chez vous.
- Partage sécurisé : Générez des liens temporaires pour envoyer un document à une banque ou une administration, sans compromettre la sécurité.
- Archivage à valeur probante : Les fiches de paie électroniques ont la même valeur légale que les versions papier, conservées pendant 50 ans. Une garantie inestimable pour vos futurs besoins.
Votre compte MyPeopleDoc : guide d’accès et de gestion proactive
Comment activer son compte pour la première fois ?
Le processus débute par la réception d’un e-mail d’invitation de votre employeur. Ce message contient un lien à cliquer sous 48 heures. Créez ensuite un mot de passe robuste, combinant majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux (exemple : MotDePasse2025!), pour sécuriser votre accès.
Utilisez systématiquement une adresse personnelle (Gmail, Outlook, etc.), jamais professionnelle. Cela garantit un accès pérenne, même après un départ d’entreprise. Par exemple, si votre adresse pro est désactivée, vous conservez l’accès à vos contrats ou certificats de travail sans démarches supplémentaires.
Gérer et mettre à jour vos informations personnelles : le réflexe à adopter
Garder vos données à jour est essentiel : ceci permet de récupérer votre compte en cas d’oubli de mot de passe ou de recevoir des alertes sur de nouveaux documents disponibles. Pour modifier votre e-mail ou numéro de téléphone, accédez à l’onglet « Informations personnelles » dans votre profil, puis validez les changements via un code SMS ou e-mail.
Une négligence peut bloquer l’accès à vos documents en urgence. Par exemple, un numéro désuet retarde la récupération en déplacement. Pour éviter cela, vérifiez vos coordonnées chaque trimestre, surtout en cas de changement de téléphone ou d’adresse e-mail.
Connexion à votre espace personnel : les étapes simples
Votre identifiant est l’e-mail personnel choisi à l’activation, associé à votre mot de passe. Pour retrouver la page de connexion, tapez « connexion mypeopledoc » dans Google. Le lien officiel s’affiche en tête de résultats. En cas de doute, enregistrez cette page en favori dès la première connexion pour éviter les détours.
En cas d’oubli, la réinitialisation se fait via un code de vérification. Ce dernier expire en 15 minutes : agissez rapidement ou relancez la demande. Assurez-vous que vos coordonnées sont actives pour recevoir ce code sans délai.
MyPeopleDoc simplifie la gestion administrative, mais exige une prise en main rigoureuse dès l’activation. En suivant ces étapes, vous maîtrisez votre espace à tout moment, sans dépendre d’un tiers. Une solution clé en main pour une gestion documentaire sans stress.
Problèmes de connexion ? Les solutions pour ne jamais perdre l’accès
Pourquoi perdre du temps devant un écran bloqué quand vos documents RH sont accessibles en quelques clics ? MyPeopleDoc sécurise vos fichiers RH et personnels. Voici comment résoudre les blocages courants tout en optimisant l’accès à votre coffre-fort numérique.
Mot de passe ou identifiant oublié : que faire ?
Pour réinitialiser votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié ? » et vérifiez votre boîte mail. Si le lien n’arrive pas, consultez vos spams ou relancez la demande. L’identifiant correspond à l’e-mail utilisé lors de l’activation. Testez vos adresses personnelles habituelles.
En cas d’échec, contactez le support technique de MyPeopleDoc. Il constitue votre principal recours pour les problèmes récurrents. Conservez une copie de vos identifiants sur un support sécurisé pour éviter les blocages. Pour les mots de passe complexes, utilisez un gestionnaire de mots de passe pour simplifier la tâche.
J’ai quitté mon entreprise, puis-je encore accéder à mes documents ?
Votre coffre-fort MyPeopleDoc est un espace personnel qui vous suit tout au long de votre carrière, garantissant un accès pérenne à vos documents essentiels même après un changement d’employeur.
Votre compte reste actif grâce à votre e-mail personnel. Vous conservez vos documents RH pendant 50 ans (en France) et vos fichiers personnels jusqu’à 10 Go. La rupture d’un contrat de travail ne supprime pas vos données. En cas de mobilité professionnelle, vous pouvez même transférer vos fichiers personnels vers un nouveau compte si nécessaire.
Qui contacter en cas de problème persistant ?
Pour les difficultés techniques, le centre d’aide MyPeopleDoc propose des guides pour 80% des problèmes courants. Utilisez les filtres thématiques pour trouver des solutions rapides. Le support technique reste joignable 7j/7 via les formulaires en ligne.
Décrivez précisément l’erreur pour accélérer le traitement. Évitez d’appeler votre ancien employeur, qui ne gère plus votre compte. En cas d’oubli répétitif, activez les rappels de votre navigateur pour enregistrer vos identifiants en toute sécurité.
| Type de problème | Solution immédiate | Recours secondaire |
|---|---|---|
| Mot de passe oublié | Réinitialisation par e-mail | Contact support technique |
| Identifiant perdu | Vérification des anciens e-mails | Démarche auprès de l’ancien employeur |
| Erreur technique | Consultation du centre d’aide | Formulaire de contact détaillé |
En résumé, MyPeopleDoc reste accessible à vie grâce à votre e-mail personnel. Une bonne gestion des identifiants et une consultation régulière des documents assurent un accès fluide. En cas de doute, le centre d’aide reste un allié précieux pour résoudre 9 fois sur 10 les blocages techniques.
Sécurité et conformité : vos données sont-elles vraiment en sécurité ?
Choisir une plateforme de gestion documentaire RH implique de se poser des questions essentielles sur la sécurité des données. MyPeopleDoc répond à ces préoccupations en alliant conformité légale et mesures techniques robustes. Mais comment fonctionne concrètement ce coffre-fort numérique ?
Le respect du RGPD et de la législation française
MyPeopleDoc est conçu pour répondre aux exigences du RGPD, garantissant une gestion sécurisée des données personnelles. Les entreprises peuvent donc stocker des documents RH comme des contrats de travail ou des bulletins de paie en toute sérénité. La solution respecte aussi les normes françaises d’archivage à valeur probante, cruciales pour les documents RH dématérialisés.
En cas de contrôle ou de litige, les documents conservés sur la plateforme ont une valeur légale. Cela évite les risques liés à la perte de justificatifs ou à une mauvaise gestion des archives physiques.
Des mesures de sécurité techniques pour protéger vos informations
- Chiffrement des données : Les documents sont cryptés pendant leur transfert et leur stockage, rendant leur lecture impossible sans la clé de déchiffrement.
- Hébergement sécurisé : Les serveurs, situés en France ou dans l’Union européenne, respectent les exigences du RGPD.
- Audits de sécurité réguliers : Des experts externes testent régulièrement la plateforme pour identifier et corriger les vulnérabilités.
Votre rôle dans la sécurité de votre compte
Si la plateforme assure une protection technique, l’utilisateur joue aussi un rôle clé. Un mot de passe complexe, une double authentification activée et une vigilance contre les tentatives de phishing renforcent la sécurité globale.
« La sécurité de vos documents repose sur une technologie de pointe, mais aussi sur de bonnes pratiques. Votre vigilance est le premier maillon de la chaîne de protection de votre espace personnel. »
Avantages, modèle économique et alternatives à MyPeopleDoc
MyPeopleDoc répond aux besoins d’entreprises souhaitant simplifier la gestion documentaire RH. Comment se positionne-t-il face aux concurrents ? Décryptage de son modèle économique et de ses bénéfices.
Qui paie pour le service MyPeopleDoc ?
Le modèle B2B est clair : seule l’entreprise supporte le coût. Les salariés bénéficient d’un accès gratuit à leurs documents RH via un lien d’invitation. Ce système garantit une adoption facilitée, sans frais supplémentaires pour les collaborateurs.
Les alternatives sur le marché des coffres-forts numériques
| Solution | Spécificité principale | Idéal pour… |
|---|---|---|
| MyPeopleDoc | Solution RH complète (distribution, signature) intégrée à l’écosystème de l’employeur. | Les salariés dont l’entreprise utilise la suite logicielle UKG/PeopleDoc. |
| Digiposte | Service polyvalent du Groupe La Poste pour centraliser documents RH, factures, etc. | Ceux qui veulent un coffre-fort unique pour tous leurs documents administratifs personnels et professionnels. |
| E-coffre fort CDC Arkhinéo | Filiale de la Caisse des Dépôts, axée sur l’archivage à très long terme et à haute valeur probante. | Les utilisateurs avec un besoin de conservation de documents critiques sur plusieurs décennies. |
| Coffreo | Spécialisé dans la gestion des contrats courts et des missions d’intérim. | Les travailleurs intérimaires et les entreprises qui font appel à eux. |
Face à ce paysage concurrentiel, MyPeopleDoc se distingue par son intégration RH directe. Pas besoin de créer un compte externe : l’accès se fait via l’employeur, pour une expérience fluide et sécurisée.
En résumé : les bénéfices pour vous et votre entreprise
Les avantages sont doubles : gain de temps et sécurité renforcée. Les collaborateurs accèdent 24/7 à leurs fichiers, avec cryptage avancé. Les entreprises réduisent les tâches administratives et s’assurent la conformité RGPD. Jusqu’à 10 Go d’espace par utilisateur permettent d’adapter la solution aux besoins de chaque organisation.
MyPeopleDoc incarne la transformation digitale des ressources humaines, offrant un accès sécurisé et simplifié à vos documents essentiels. Grâce à son stockage pérenne, ses outils intuitifs et sa conformité légale, il allie praticité pour les salariés et efficacité pour les entreprises. Une solution clé pour moderniser sa gestion administrative, tout en préservant la sécurité de vos données sensibles.
FAQ
Qu’est-ce que MyPeopleDoc et comment fonctionne-t-il ?
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique RH sécurisé qui permet aux salariés de stocker, consulter et gérer leurs documents professionnels. Il centralise les bulletins de paie, contrats de travail, attestations employeur et autres fichiers RH, accessible à tout moment via un espace personnel. En ce qui concerne son fonctionnement, l’entreprise dépose les documents sur la plateforme, le salarié reçoit une notification par e-mail, puis se connecte à son compte pour y accéder.
Pour qui est conçu MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc s’adresse principalement aux deux parties : les salariés, qui bénéficient d’un accès simplifié et sécurisé à leurs documents RH, et les entreprises, qui l’utilisent pour automatiser la distribution de ces mêmes documents. Il répond ainsi aux besoins des équipes RH souhaitant moderniser leurs processus tout quittant aux individus la maîtrise de leurs données personnelles.
Comment activer et accéder à son compte MyPeopleDoc ?
L’activation du compte s’effectue en quelques étapes. Après réception d’un e-mail d’invitation de l’employeur, il suffit de cliquer sur le lien d’activation, puis de créer un mot de passe sécurisé. Pour des raisons pratiques et pérennes, il est crucial d’utiliser une adresse e-mail personnelle (comme Gmail ou Outlook) plutôt qu’un e-mail professionnel. En cas de changement d’entreprise, ce choix garantit un accès continu à vos documents.
La sécurité des documents est-elle garantie sur MyPeopleDoc ?
Oui, la sécurité est un pilier fondamental de la plateforme. MyPeopleDoc est conforme au RGPD et certifié ISO/IEC 27001:2013, assurant un chiffrement des données en transit et au stockage. Les serveurs sont hébergés en Union Européenne, et des audits réguliers sont réalisés pour maintenir un haut niveau de protection. Par ailleurs, l’utilisateur joue un rôle actif en adoptant des mots de passe robustes et en évitant de communiquer ses identifiants.
Quels types de documents peut-on stocker dans MyPeopleDoc ?
L’espace personnel offre jusqu’à 10 Go de stockage, suffisant pour archiver tous vos documents RH essentiels : contrats de travail, bulletins de paie, avenants, soldes de tout compte, fiches de présence, ou encore diplômes et cartes d’identité. Les formats acceptés incluent le PDF, les images (JPEG, PNG, GIF), et les documents texte (DOC, DOCX). Il existe un autre moyen de gérer vos archives administratives, mais MyPeopleDoc combine praticité et sécurité pour un usage quotidien simplifié.